엘에스에이치(LSH) 행정사 사무소가 상가 건물 관리 시 자치적 관리단의 중요성과 활용 방안을 조언했다.

LSH 행정사 사무소는 다년간 집합건물의 관리단 기관구성 업무를 전문으로 대행하며 집합건물법 적용을 받는 상가건물에 입주한 점유자나 구분소유자들이 가장 불만을 느끼는 사항을 파악했다. 그 결과 대부분이 관리비 과다 부과 문제와 위탁업체 선정 및 계약 체결 과정의 불투명성을 불만 사항으로 꼽았다. LSH 행정사 사무소는 이러한 문제를 해결하기 위해 구분 소유자들의 자치적인 관리단 구성과 규약 제정에 대한 적극적인 관심과 의지가 필요하다는 의견을 제시했다.

1. 관리비 운용문제 해결을 위한 관리단 기관 구성 및 관리규약 제정 어렵지 않아

집합건물법(이하 ‘법’)이 적용되는 건물은 소형 상가건물부터 지식산업센터와 오피스텔 등 다양하다. 구분소유자는 집합건물에 입주하면 법 제23조에 따라 자동으로 관리단의 구성원이 되며, 이 관리단은 법적으로 권리능력 없는 사단으로 존재한다. 분양자(시행사)는 법 제9조의3 제1항에 따라 새로운 관리인이 선출되기 전까지 관리업무를 수행해야 하며, 보통 위탁관리업체를 통해 건물 관리를 맡긴다.

구분소유자들은 입주와 동시에 관리위탁 동의서를 제출하게 되는데, 관리인과 규약에 대한 정보를 충분히 인지하지 못한 채 동의하는 경우가 많다. 이는 관리인의 신뢰성이나 서비스의 질에 대한 의문으로 이어지고, 위탁관리회사의 관리가 불투명하거나 과도한 관리비가 부과되는 등의 문제로 귀결된다. 이러한 문제들은 소송으로 해결하기 어렵기에 구분소유자들은 입주 후 가능한 빨리 준비위원회를 구성하고, 법 제33조 제4항에 의거해 관리단 집회를 통해 직접 관리인을 선출해 관리 업무를 인수하는 것이 바람직하다. 이때 관리단 구성을 하지 못한 채 위탁관리가 수년간 장기화되면 문제점이 심화돼 입주자(점유자)가 피해를 입기도 한다.

관리단이 구성되면 법 제25조, 제26조에 따라 관리인의 권한과 의무, 보고의무를 통해 관리비 부과 및 사용 내역이 명확히 전달될 수 있다. 이는 투명하고 효율적인 운영으로 이어져 관리비 과다 부과 등의 문제를 예방할 수 있다. 또한 구분소유자들은 법 제28조, 제29조에 의거해 관리규약을 제정해야 한다. 관리규약은 구분소유자 간의 권리와 의무를 명확히 규정하고, 건물 관리의 기본 방침을 설정하는 중요한 역할을 한다. 관리규약이 제대로 제정되면 관리비 부과 및 징수, 시설 유지보수 등 건물 관리 전반의 문제를 예방하고 효율적으로 처리할 수 있다.

관리단 기관을 구성하는 일은 기본적으로 구분소유자들의 관심과 참여 의지만 있다면 그리 어렵지 않다. 다만 집회 진행 절차에서 관리인 선임, 규약 제정, 소집 통지, 전자투표, 대리인 의결권 행사 등 적법성과 정당성을 위해 적법한 절차를 준수해야 한다. 법 제42조의2(결의 취소의 소)나 무효사유에 해당되는 문제를 예방하기 위해서는 경험이 많은 전문가의 자문을 참고해야 한다.

2. 위탁관리회사의 선정·계약 체결과정의 투명성과 고유번호증 발급의 필요성

위탁관리업체나 용역업체 선정 과정에서 투명성이 문제가 되는 경우가 많다. 임의로 선정되거나 적절한 기준 없이 계약이 체결되면 이후 발생하는 문제 해결을 위해 소송을 진행할 때 장기화될 수 있으며, 구분소유자들 간의 갈등이 심화될 수 있다. 집합건물법이 사법적 성격을 가지고 있기는 하나, 위탁관리업체(용역업체) 선정의 투명성을 확보하기 위해서는 공법적 성격을 가진 공동주택관리법의 규정을 참조할 필요가 있다. 국토부 주택관리업자 및 사업자 선정지침에 기반해 공개경쟁입찰(k-apt 사이트나 나라장터 사이트 등 이용) 과정을 거쳐 적합한 업체를 선정한 후, 관리단 집회의 결의를 얻어 계약 체결의 투명성을 확보하는 것이 중요하다.

또한 투명한 회계관리를 위해 고유번호증을 발급받는 것이 필요하다. 고유번호란 법인 아닌 사단이 ‘법인으로 보는 단체’로 신고하는 경우 국세기본법에 따라 관할세무서장이 부여하는 번호다. 투명한 회계관리와 관리비 문제 해결을 위해 관리단 명의로 은행계좌(단체통장)를 개설하려면 고유번호증을 발급받아야 한다. 집합건물이 소재한 지역의 관할 세무서에 고유번호를 신청하면 되며, 관리단이 별도의 영리사업을 하지 않는 경우 고유번호증만 발급받으면 된다.

3. 관리단을 구성해 갈등 문제를 해결한 사례

관리비 등 관련 문제는 법적 절차를 통해 해결하기 어려운 경우가 많다. 따라서 구분소유자들이 자치적으로 관리단을 구성하고, 관리인 선임 및 관리규약을 제정해 문제를 사전에 예방하는 것이 더욱 효과적이고 현실적인 해결책이다. LSH 행정사 사무소(홈페이지: https://blog.naver.com/shlee7776)의 다양한 문제 해결을 위해 진행한 관리단 구성 완료 사례들 중 하나를 소개하자면 다음과 같다.

2024년 6월경, 경기도 화성시의 한 상가집합건물(2012년 사용승인, 2개동, 총 76개 호실)에서는 입주 초기부터 분양자가 지정한 위탁관리업체가 관리인이 없는 상태에서 장기간 건물관리를 하면서 차츰 관리비 과다 문제가 발생했으며, 주차장 사업을 임의로 운영하며 이익을 챙긴 사실까지 밝혀졌다. 이를 해결하기 위해 구분소유자들은 관리단 집회를 개최해 새로운 관리인을 선출하고 규약을 제정해 관리단 기관을 구성하고 고유번호증까지 발급받았다. 이후 경쟁 입찰 절차를 통해 새로이 위탁관리업체를 교체해 관리비 등 관련 문제를 해결한 사례가 있다(자세한 사항은 홈페이지에서 확인).

4. 구분소유자들의 적극적 참여와 관리단 구성의 중요성

구분소유자들은 분양을 받은 후 임대료 수익만을 생각하며 건물 관리 문제를 방치해서는 안 된다. 실질적인 활동을 할 수 있는 관리단 기관을 구성해 건물 관리를 위한 용역업체 선정 및 계약 과정에서 투명성을 높이고 관리비와 관련된 분쟁을 예방하는 노력이 필요하다. 이를 위해 구분소유자 각자가 적극적인 관심과 참여 의지를 가져야 한다. 아울러 관리규약을 제정해 구분소유자(점유자)들의 권리를 보호하고 건물 관리의 질을 높이는 방향으로 나아가야 한다.

출처 : LSH 행정사 사무소