드롭박스가 자사 전자 서명 솔루션 헬로사인을 마이크로소프트 쉐어포인트 작업 공간에 통합하는 기능을 출시했다. 이를 통해 드롭박스는 업무 효율을 저하시키는 문맥 전환을 최소화하고 생산적인 업무 환경을 지원한다.

* 문맥 전환: 다중 프로그램 작성 환경에서 어떤 프로그램의 실현을 중단하고 다른 프로그램의 실행을 재개할 때, 그 프로그램의 재개에 필요한 환경을 다시 설정하는 것.

헬로사인-쉐어포인트 통합 기능을 사용하면 쉐어포인트 사이트에서 법적 효력을 갖춘 전자 서명 기능을 바로 이용할 수 있다. 쉐어포인트에 저장된 템플릿으로 빠르게 서명 문서를 작성·전송하고, 서명을 요청할 수 있게 된다. 또 문서 전송 전, 서명 완료 문서를 저장할 폴더를 미리 지정할 수 있어 서명 문서 작성·전송·저장까지 편리하게 관리할 수 있다. 쉐어포인트 이용 중 다른 도구로 창을 전환하지 않아도 서명 관련 작업을 수행할 수 있는 것이다.

뉴노멀 시대에는 클라이언트, 공급 업체, 임직원이 어디서든 문서에 서명할 수 있는 새로운 접근 방식이 요구된다. 동시에 법적 구속력을 발휘하는 서명 방식에 대한 필요성도 제기되고 있다. 드롭박스의 헬로사인-쉐어포인트 통합 기능은 전 세계적으로 인정되는 합법적인 전자 서명 기술을 제공하고, 장소에 제약받지 않으며, 종이·펜을 사용할 때보다 더 빠르고 효율적으로 법적 효력이 있는 서명을 문서에 추가하도록 지원한다.

헬로사인-쉐어포인트 통합 기능으로 사용자는 보안에 대한 걱정 없이 어디서든 안심하고 문서를 전송해 서명을 요청할 수 있다. 쉐어포인트는 엔터프라이즈급 보안과 컴플라이언스 기능을 제공하며, 쉐어포인트 사이트에 연동되는 프로그램에도 같은 수준의 강력한 보안을 요구한다. 헬로사인은 최신 보안 기능을 탑재해 모든 문서를 안전하게 보호한다. 이번 통합 기능에서 제공하는 보안 기능은 다음과 같다.

· 쉐어포인트에 헬로사인을 바로 통합하므로 여러 도구로 문서를 내보내야 하는 횟수가 줄어들고, 모든 문서는 쉐어포인트 문서 라이브러리에 안전하게 보관된다.
· 문서의 모든 처리 과정이 시간별로 표시된 내역이 제공된다.
· 모든 문서에 2단계 암호화가 적용된다. 각 문서는 고유한 문서 암호화 키(DEK)로 암호화하며, DEK는 정기적으로 변환되는 마스터키를 통해 암호화된다.

다양한 업무 이해 관계자들에게 맞춤형 지원 제공

새로운 통합 기능은 회사를 구성하는 다양한 이해 관계자들에게 각자의 업무 환경에 따른 맞춤형 지원을 통해 업무 효율성을 제공한다.

· IT 관리자: 직원들의 중요한 소프트웨어 라이선스와 구매 주문서를 쉐어포인트에 모두 공유하는 IT 관리자라면 드롭박스의 통합 기능을 사용해 더 간편하게 작업할 수 있다. 새로운 통합 기능은 문서 전송, 서명, 저장 작업의 대부분을 자동화할 수 있는 편리하고 가성비 좋은 전자서명 솔루션으로, 헬로사인을 통합하면 구매 주문서와 공급 업체 계약서를 쉐어포인트 웹사이트에서 바로 전송해 서명을 요청할 수 있다. 또 헬로사인이 기존에 있던 쉐어포인트 작업 메뉴로 통합되기 때문에 쉐어포인트상 모든 파일은 그대로 유지돼 문서 보존과 버전 관리가 수월하다.

· 마케팅팀: 쉐어포인트에 기존 마케팅 자료, 대행사 계약서, 권리 양도서 등을 보관하고 있는 마케팅 담당자는 계약서와 권리 양도서를 전송해 서명을 쉽게 요청할 수 있다. 이를 통해 쉐어포인트를 마케팅 업무와 관련된 모든 문서를 저장할 수 있는 안전한 중심 스토리지 허브로 활용할 수 있다. 이뿐만 아니라, 마케팅 목적으로 특정 인물의 사진을 활용해야 할 경우 쉐어포인트 인터페이스 기능을 통해 바로 권리 양도서를 전송해 서명을 요청할 수 있다. 이 밖에도 대행사 계약서, 송장, 여러 차례 서명이 필요한 업무 관련 문서 작업에도 통합 기능을 통해 빠르게 문서를 전송하고, 법적 효력이 있는 서명을 완료할 수 있으며, 서명이 완료된 문서를 한 공간에 체계적으로 정리할 수 있다.

· HR팀: HR 관련 문서를 보관하고, 직원의 온보딩 프로세스를 자동화하고, 퍼포먼스 평가를 진행하는 데 강력한 보안 기능을 제공하는 쉐어포인트를 사용하는 HR 팀이라면, 앞으로는 통합 기능을 통해 서명이 필요한 문서를 전송할 때 다른 프로그램을 활용하지 않고, 쉐어포인트에서 바로 법적 효력을 갖춘 서명을 받을 수 있다. 이를 통해 여러 가지 프로그램을 오가는 과정에서 비롯되는 비생산적인 문맥 전환이 사라지고, 잔 실수 없이 완벽하게 업무를 처리할 수 있다.

· 조달팀: 다양한 물품 구매를 위해 주문서를 제출하고 검토하고 또 승인해야 하는 조달 팀에는 이러한 통합 기능이 더 중요하다. 쉐어포인트의 정리 및 저장 기능으로 효율적인 문서 작업을 하더라도, 서명을 받기 위한 문서를 다른 도구로 내보내게 되면 여러 개의 계약서 버전이 생기고 오류 위험까지 감수해야 하기 때문이다. 통합 기능을 사용하면 쉐어포인트 사이트에서 바로 안전하게 문서를 전송, 서명을 요청할 수 있고, 쉐어포인트를 조달과 관련된 모든 문서의 허브로 사용할 수 있다.

원활한 전자 서명 워크 플로 구축

드롭박스의 헬로사인-쉐어포인트 통합 기능은 헬로사인의 간편한 서명 워크 플로를 한층 더 보완해준다. 드롭박스에서부터 슬랙, 구글 애플리케이션, API 애플리케이션까지 이미 사용하고 있는 도구를 필요에 따라 헬로사인과 통합해 사용할 수 있다.

현재 웹사이트 문의 페이지에서 드롭박스의 헬로사인-쉐어포인트 통합 기능 사용을 예약할 수 있다. 통합 기능에 대한 더 자세한 정보는 상세 사이트에서 확인할 수 있다.

출처 / 드롭박스